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連載コラム19 – リモートワーク実装の解決策(ヒトに関する ツール・カルチャー編)

with コロナ・after コロナの企業経営とテクノロジー(19)

 

前回のコラムで、リモートワーク実践時に考慮すべき、ヒト、モノ、カネ、データという4つの経営資源に対する考え方を整理しました。しかし、企業や組織はルールだけでは活動できません。そのルールを実行し価値を生産するためには、そのために利用するツールと、それを活用し生き生きと働くためのカルチャー(文化)が必要になります。今回はそのツールとカルチャーについて、前回のルールに沿って考えていきたいと思います。

なお、今回は 2)ヒトに関するポリシー に付帯するツールについて言及します。他のポリシーに付帯するツールついては次回以降で考えていきたいと思います。

第19回:リモートワーク実装の解決策(ヒトに関する ツール・カルチャー編)

1.顧客管理・社員管理・仕入先管理

ヒトというリソースには、大別するとお客様・社員・仕入先があります。また、仮に同じ社員という立場でもあっても、あなたの企業や組織に対して異なる期待をもっています。お客様を管理するためのツール、つまり顧客管理については、以前のコラム(http://midland.jp.net/event-cp/dx20200716/)の中でも考えてきましたが、社員や仕入先の管理については、どう考えれば良いでしょうか?

 

実は、基本的な目線は顧客管理とほとんど変わりません。社員や仕入先の、人口統計的な情報(年齢、性別、家族構成、所得、職業、教育水準、世代、国籍、社会階層など)、地理的な情報(国や地域、総人口、人工密度、気候、風土、文化的背景、交通機関の発達状況など)、心理的な情報(ライフスタイル、趣味嗜好、興味関心、価値観、購買意向(動機)など)をベースとして、それらが事業活動の中で、どのように取引に関係しているのか、という点を管理することになります。

 

よくある管理の例を見てみましょう。例えば、「社員ごとの販売実績」という管理があったとします。これを構成している情報は①社員、②販売された商品、③購入した顧客、④それらを束ねる情報(いつ、どこで、いくらで、何個) です。

 

実は顧客管理の延長で既に保有している情報ですが、同じ情報を並び替えると「顧客ごとの購入実績」になりますし、「商品ごとの売れ行き実績」にもなります。どの情報を主たる項目として整理するのか、という違いでしかありません。ツールとしては、グループウェアや販売管理ソフトなどで管理できると思います。

 

これらのツールを定着させるために必要となるカルチャーは、人事評価の制度や、商品構成を見直すような経営の機能です。例えば、努力が成果として評価されるようなポリシーをもっているのであれば、社員管理の中で把握最多販売実績に基づいて、昇給・昇格がされるような人事評価制度が必要になるでしょう。売れていない商品は、商品や販売方法に何らかの問題ある可能性がありますので、仕入先や商品や販売方法の見直しが必要になるでしょう。

 

リモートワークでない場合には、人事評価の状況はなんとなく肌で感じ取ることができますし、制度などがなくても、なんとなく「見てもらっている感」はあります。しかし、細かなところが見えないリモートワークの場合、ツールに情報を蓄、それを振り返る仕組みを実装しなければ、なかなかうまく回っていかないと思います。

 

2.勤怠管理

前述の社員管理とは別の軸にあるのが勤怠管理です。社員管理はどうやって社員に成長の機会を提示するか、ということが重要ですが、勤怠管理は法律上のやるべきことをやる、ということが重要です。また、例えば経理や総務などの間接部門など、職種によっては社員管理の中での実績の管理が難しいこともあります。そういう場合には、勤怠管理の情報を使って実績状況を把握していくこともできます。

 

管理すべき内容は、その業種を管轄する業法によって多少の差異はあると思いますが、基本的には以下の通りです。

(1)出勤、退勤時刻と労働時間

(2)遅刻や早退の回数と時間

(3)時間外労働時間と深夜労働時間

(4)休日出勤日数とその労働時間

(5)有休日数、有休残日数

 

自社のポリシーについては、就業規則の中に記載し、労基署へ届出済みという会社も多いと思います。通常の市販の勤怠管理ツールでこれらを管理することは可能で、自社に適したワークフロー(申請、承認、否認など)を構築することもできます。サービスにより価格の幅はありますが、社員1名に対して月に200-500円くらいの価格が多いと思います。詳しくは「デジタルタイムカードでコラボレーションをしてみましょう(http://midland.jp.net/event-cp/dx20200624/)」の中で触れていますので、ご参照ください。

 

このような勤怠管理ツールをうまく利用するために必要となるカルチャーは、社員管理に内包されるものだと思います。例えば、「たとえ長時間であっても、成果を出すためにバリバリ働きたい」という社員もいれば、「家族との時間を重視する」という社員もいます。どちらが良いか、ということではないでしょう。

 

社員を雇用する企業や組織は、その社員個人がどういう働き方を希望していて、今月はどのような労働を行う予定で(仕事のペース配分等の設計に基づくシフトなど)、実際にどうしているのか、ということを把握する必要があります。当然ながら、予定通りに進まないこともありますから、そういった時には、その社員をサポートする仕組みも必要です。

 

リモートワークでない場合は、ある程度大雑把な管理実態であったとしても、顔を見て働いているので、労働時間の把握などは何となくできてしまいますし、時間外労働も「早く帰ってね」ということで抑制しやすいと思います。しかし、リモートワークの場合は、その実態を把握することが容易ではありません。

 

今回はリモートワークを実施する際に、ヒトを管理するために必要となるツールやカルチャーについて、その概要に触れました。いずれも、マネージャーや社員の能力だけでは及ばない、企業や組織全体の設計に関する部分であることがイメージできたでしょうか?  ツールやカルチャーについては、経営者が率先して取り組み、社員や仕入先とのコミュニケーションについても、同じく積極的に取り組まれると良いのではないでしょうか。

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