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連載コラム04 – ウェブ会議に必要な環境や機器はどのようなものか?

 前回までのところで、ウェブ会議というサービス全般に対しての理解を進めてきました。

前回のコラムはこちらからどうぞ

つぎに、実際に取り組む場合、どのような環境や機器が必要なのか、また、社内や取引先に対して、どのように案内をしていくのか、さらに理解を進めましょう。

 

第4回:ウェブ会議に必要な環境や機器はどのようなものか?

前回までのところで、ウェブ会議というサービス全般に対しての理解をしてきました。それでは実際に取り組んでみる場合に、どのような環境や機器が必要なのでしょうか。また、社内や取引先に対して、どのように案内をしていけばよいのでしょうか。

 

1)ウェブ会議サービス

様々なサービスがあります。大別すると、PCで利用する場合に、会議のゲスト側にもアカウントやアプリが必要なものと、そうでないものとがありますので、理解した上で使い分けていただくと良いと思います。
ゲスト側にもアカウントやアプリが必要なサービスには、Chatwork Live や Skype があります。ゲスト側は電話の音声通話やLINE通話と似た操作感で、ホストがゲストに通知をし、ゲストが承諾することで会議が始まります。ホストとゲストは、お互いが認証できた状態で参加しますので、第三者が誤って会議室に入ってくるなどの事故は起こりにくくなります。一方で、その認証をするためには、アカウント登録やアプリのインストールなど、それなりの手間がかかりますので、新規の取引先との会議などには不向きだと思います。主に継続的な取引先や社内での打ち合わせ等で利用されるケースが多いようです。
ゲスト側にはアカウントやアプリが不要なサービスには、Zoom、Whereby、Google Meetなどがあります。一般的にはホスト側がウェブ会議用のURLを発行し、ゲストがそれをクリックして参加する形式が主流です。会議室のURLだけあれば入室が可能ですが、逆にその会議室URLを悪用した事故等が起きており、会議室URLの通知は会議当日に行うなど、運用面での対応が必要になります。そのようなサービスとしての改善点はあるものの、URLをクリックするだけという操作性の良さは、新規の取引先を含め幅広く利用できるため、新規営業や継続的な取引先との商談に加え、株主総会(*1)などでもこのタイプのウェブ会議サービスが利用されているようです。
*1 株主総会を、一部ウェブ会議等を用いて開催する場合のガイドラインが、2020年2月26日に経済産業省から公開されています。「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド」
https://www.meti.go.jp/press/2019/02/20200226001/20200226001.html
[最初のウェブ会議におすすめのサービス]
ゲスト側にもアカウントやアプリが必要なサービス:Chatwork
ゲスト側にはアカウントやアプリが不要なサービス:Zoom

 

2)インターネット環境

ウェブ会議は、基本的にインターネットを利用して開催されます。ベルフェイスなど、サービスの一部に電話での音声通話を組み込んだものもありますが、例外的です。必要になる回線速度は、一般的な光回線やケーブルテレビ回線等であれば十分ですし、ポケットwifiと呼ばれる持ち運び式のルーターでも接続が可能です。PCがない場合は、インターネット接続が可能なスマートフォンやタブレット等でも接続できます。当然、場所や回線の混雑状況によって、接続が不安定になることがありますが、一般的な利用には十分耐えうるレベルだと思います。ほとんどのウェブ会議サービスは無料でお試しできますので、まずは社内のメンバー同士で、十分な回線速度かお試し頂くと良いと思います。

 

3)カメラ・マイク・スピーカー・モニター

ウェブ会議の基本的な機能は、音声通話・ライブ映像・画面共有です。それらの3つの機能を使うために必要な設備が、カメラ・マイク・スピーカー・モニターです。ウェブ会議に参加するときの端末には、PCと携帯端末(スマートフォンやタブレット)の2種類がありますので、それぞれで必要な設備について考えてみます。
まずPCです。ノートパソコンの場合、基本的にスピーカーとモニターは内蔵されていると思います。デスクトップ型の場合は、スピーカーは内蔵されていない場合もあると思います。その場合は、有線型のイヤホンを利用頂くと良いと思います。マイク・カメラは、内蔵されているものと、ご自身で別途用意して外付けしなければならないものとがあります。外付けする場合は、インターネットで「ウェブカメラ」と検索するか、お近くの家電量販店やホームセンターでお求めください。多くのウェブカメラは、PCのUSBポートに接続して利用することができます。ウェブカメラの中には、カメラのみのものと、カメラとマイクがセットになっているものとがありますが、細かな設定等に不安がある方は、カメラとマイクがセットになっているものをお選びいただくと良いと思います。5,000円も払えば十分な品質のものが購入できると思います。
次に携帯端末ですが、基本的に、カメラ・マイク・スピーカー・モニターはすべて内蔵されていますので、特別な用意は不要だと思います。ただし、モニターが小さく相手が共有した資料が見にくい、携帯端末側からは画面共有ができないなど、主にモニターサイズに起因した制約があります。
PCにも携帯端末にも言えるのは、有線タイプのイヤホンはぜひご用意いただければと思います。社内でウェブ会議をする場合に、専用の会議室等が利用できる場合は良いのですが、自席で参加する場合など、周りの音(環境音)が気になります。イヤホンはウェブ会議から環境音を排除するためにも有効です。イヤホンには、マイク機能つきのものと、そうでないものがありますが、こちらも細かな設定等に不安がある方は、マイク付きのものをお求め頂くと良いと思います。「マイク付きイヤホン」という商品で、こちらも通販や家電量販店でお求めいただけます。2,000円程度で十分な品質のものが購入できると思います。

 

4)ブラウザやアプリ

意外と重要な要素に、インターネットブラウザ(インターネットを閲覧するためのソフトウェア)があります。多くのウェブ会議のサービスでは、Windows の初期の既定のブラウザであるInternetExplorer や Edge 、MacやiOS の初期の既定のブラウザである Safari では利用できません。Google Chrome(グーグル・クローム) または Firefox(ファイア・フォックス) というブラウザをインストールする必要があります。
また、スマートフォンやタブレットからウェブ会議に参加するためには、ウェブ会議サービスのアプリをインストールする必要があります。多くのアプリにおいて、アプリ自体は無料ですので、主要なものはいくつかインストールしておくと良いのではないでしょうか。

さて、ここまでのところで、ウェブ会議に参加するために必要な環境や設備は整理できました。次回は、みなさまが主催者であるホストとして実際にウェブ会議を実施するにあたり、どのような料金プランを選び、会議に参加してもらうゲスト(取引先や社員)に対してどのような案内が必要なのか、その当たりの具体的な方法を整理していきたいと思います。

 

(次回テーマ:Zoomでウェブ会議をしてみましょう

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