前回までのところで、ウェブ会議というサービス全般に対しての理解を進めてきました。 　前回のコラムはこちらからどうぞ 今回は実際にみなさまがウェブ会議の主催者であるホストとして、どのようにミーティングの設定をするのか、会議の参加者であるゲスト（取引先や社員）に対してどのような案内が必要なのか、整理していきたいと思います。取引先の中には、ウェブ会議は初めてという方もまだまだ大勢いると思いますので、できるだけ分かりやすい案内をしたいものです。

 

第5回：Zoomでウェブ会議をしてみましょう

今回は、PCで利用する場合に、ゲスト側にアカウントやアプリが不要なサービスである、Zoom を取り上げて説明いたします。

 

 

１）アカウントの開設、料金プランの選択

　まずは、Zoom のアカウント開設です。こちらのウェブサイトからプランを選択して手続きを進めます。中小企業にとっての基本的な選択肢は、無料（基本プラン）で使うのか、月2,000円（プロプラン）で使うのか、の2つだと思います。基本プランの場合は、1回のミーティングが40分までしか連続接続できないので、社員同士でのコミュニケーションなど用途が限定されると思います。取引先とのウェブ会議に使う場合は、商談が40分で終わらないこともあるでしょうから、接続時間に制限の無いプロプランをご検討いただくことになると思います。プロプランも有料といえど月2,000円（2020年4月30日現在）ですので、対面での打ち合わせを月に1-2回ウェブ会議に変更できれば、移動時間の人件費やガソリン代・電車賃等ですぐに回収できるコスト感だと思います。

 

２）ミーティングの設定をする

　さて、アカウントを開設した後は、ミーティングの設定です。Zoom の管理画面にアクセスし、ミーティングを設定しましょう。

　おすすめの設定としては、画像の赤丸のところにチェックを入れてください。パスワードの項目は、ウェブ会議室の安全性を高める目的で、マイクをミュート（消音）にする項目は、環境音等によって会議の進行の妨げになることを防ぐ目的です。会議の目的や参加人数にもよりますが、ビジネスでウェブ会議を行う場合は、発言する時だけマイクのミュートを解除する運用の方がスムーズかと思います。ウェブ会議の参加人数が多くなればなるほど、その傾向は強くなると思います。

　ミーティングの設定が完了すると、会議室のURLが発行されます。後は、このURLに当日アクセスするだけでウェブ会議が開催できます。

３）会議への招待

　ウェブ会議の設定ができたので、これをゲスト（会議の参加者）に案内します。通常の会議や打ち合わせへの招待と同様に、日時や議題と併せ、場所として会議室のURLを貼り付けましょう。なお、会議室のURLは当日の案内の方がセキュリティ上は安全ですので、開催の通知と会議室URLの通知を分けて送付すると良いと思います。

サンプルの文面を付けておきますので、ご参考になさってください。

 

＜開催の通知＞
日時：◯◯月◯◯日◯曜日 16:00-17:00　（開場 15:45）
場所：Zoom （開催当日に会議室URLを通知させていただきます）
議題：◯◯◯◯◯◯について
（注意事項）
・定時に開催します。開催時刻までにご入室ください。

  

＜会議室URLの通知＞
明日開催のウェブ会議ですが、以下の通り会議室URLを通知致します。
場所：https://zoom.us/j/******************
日時：◯◯月◯◯日◯曜日 16:00-17:00　（開場 15:45）
議題：◯◯◯◯◯◯について
（注意事項）
・定時に開催します。開催時刻までにご入室してください。
・ウェブ会議室へのアクセスには、Google Chrome をご利用ください。
・Zoomのウェブ会議室への入室が初めての方は、開場時刻15:45 に一度アクセ　スいただき接続ができるかご確認ください。
・入室時にマイクをミュート（消音）にさせていただきます。
ご発言時には、マイクをオンにしてご発言ください。
・ご不明な点があればご連絡ください。
会議運行管理者　◯◯　090-1234-1234

 

４）入室の許可・会議の進行

　ウェブ会議の当日になりました。ホストは開場時刻３〜５分前にはログインし、ゲストをお待ちしましょう。ホストが承認することでゲストは会議室に入ることができます。ウェブ会議独特の諸々の操作上の注意点などがあると思いますので、先に進行ルールを説明するとスムーズだと思います。

（例：発言時にはマイクのミュートを解除し、発言終了後、再度ミュートにしてください。環境音を軽減させるため、進行側でミュートにさせていただくことがあります。　など）

　会議の中で、画面の共有をすることがあると思います。Zoomのヘルプページへのリンクを付けておきますので、そちらで操作方法をご確認ください。か。

さて、ここまでのところで、ウェブ会議に参加するために必要な環境や設備は整理できました。次回は、みなさまが主催者であるホストとして実際にウェブ会議を実施するにあたり、どのような料金プランを選び、会議に参加してもらうゲスト（取引先や社員）に対してどのような案内が必要なのか、その当たりの具体的な方法を整理していきたいと思います。

さて、ここまでのところで、実際にZoom で会議を設定し、進行ができるようになったと思います。ここでご紹介した以外にも、会議の録画や会議中のテキストチャットなど、Zoomには便利な機能がついています。それらの機能は実際にウェブ会議を使いながら、徐々に覚えていってただければ良いと思います。まずは、上記の流れができるようになり、ウェブ会議の最初の一歩を踏み出して頂くとよいと思います。

次回はZoom のウェブ会議以外の派生的な使い方として、Zoom 飲み会を取り上げてみたいと思います。Zoom でつなげてお酒を飲むだけ、と思っていませんか？実は対面の飲み会とは少し違うようです。Zoom 飲み会を開催したけど、シラけてしまった・・・そうならないように、ぜひご参考になさってください。

 

（次回テーマ：Zoom で飲み会をしてみましょう）